Digitala konferenser kan vara bra alternativ i coronatider. Men det gäller att planera väl. Här är några experttips att ta med.

Många konferenser genomförs idag över digitala plattformar. Några mycket bra, andra med sämre resultat. I samband med den stora livesändning som Umeå Tech Arena genomförde i början av juni bad vi några experter ge sina tips om hur en bra digital konferens ska läggas upp.

Eva Mårell-Olsson, medgrundare Nextstep Enterprise

Vad bör företag och organisationer tänka på när de sänder online?
Teknik:
Det är viktigt att ha bra ljud och bild/anpassad bitrate. Tekniksupport måste vara tillgänglig för att man snabbt ska kunna få hjälp om det blir teknikstrul, något man nästan kan garantera att det blir. Detta är mycket viktigare vid online-sändningar än vid exempelvis fysiska event.

Innehåll:
Tänker man sig en envägskommunikation eller tvåvägskommunikation?
Vad är det jag levererar? Monolog eller dialog? Hur ska ett upplägg se ut för att möta kommunikationskanalerna?
Det är viktigt att fundera över budskapet och hur det kan uppfattas av deltagare. Att verkligen i planeringsfasen försöka sätta sig in i deltagarnas behov och önskemål, på grund av av avsaknad av direkt feedback från deltagare på plats. Om det finns en chat måste någon moderera den för att fånga upp eventuella frågor eller andra funderingar. Annars blir det meningslöst och kan upplevas förvirrande.

Genomförande:
Håll det enkelt så att deltagare hinner följa med och uppfatta vad som händer. Enkelt att koppla upp sig. Helst inte att man ska behöva skapa konto eller ladda ner applikationer för att kunna följa ett event. Om det ändå behövs, informera deltagare tydligt att de behöver göra det i god tid och ge tydlig information om hur det ska göras för att de inte ska missa början av sändningen. Annars finns stor risk att man tappar deltagare redan innan de ens har kopplat upp sig.

Vilka arrangemang vill du följa online?
Allt som har med ny och kommande teknik och tekniska lösningar att göra. Gärna ur både ett tekniskt perspektiv och i kombination med praktiska tillämpningar. Mina egna särskilda intresseområden är ju AR, VR, IoT och AI så inom dessa områden ser jag gärna fler event att följa online. Umeå Tech Arenas event om drönare var riktigt intressant även om just det området endast är en hobby jag har, men det är alltid intressant att få ta del av kunskap och erfarenheter för att lära mer om vilka möjligheter och utmaningar det finns. Att just få praktiska exempel och tillämpningar samt exempel på nyttan av nya tekniska lösningar är det som verkligen gör skillnad i dessa typer av föredrag.

Ser du fördelar med fler online-sändningar?
Absolut! Det är en fantastisk möjlighet att via skärm kunna få följa med och ta del av olika områden som är intressanta. På det här viset går det dessutom att få ta del av betydligt fler tillfällen och fler event än om man måste vara fysiskt på plats. Både vad gäller tid men även ekonomiskt om man exempelvis måste resa till en särskild konferens. När man väl fått till formatet med system, teknik och genomförande finns det egentligen ingen ände på möjligheterna. Med kort varsel kan man sända heta och aktuella ämnen och nå många utan att behöva organisera och planera ett stort event i flera månader i förväg som ligger långt borta i tiden.

Finns det nackdelar som du vill varna för?
Tillgängligheten gör ju att man har en mycket lösare koppling till sina deltagare. Lika enkelt som det är att koppla upp sig är det ju att koppla ner och lämna en sändning. Det gör att en online-sändning måste hålla bra kvalitet både vad gäller innehåll, användning av teknik och själva genomförandet. Upplägget måste vara välplanerat och genomföras så att deltagarnas intresse bibehålls under hela sändningen och att de tycker att det är tillräckligt intressant för att faktiskt stanna kvar.

Andreas Lindahl, teknikchef, Teknikhuset

Vad bör företag och organisationer tänka på när de sänder online?
Noggranna förberedelser är A och O. Testa all teknik innan du sänder. Kolla att den kamera du använder får med tillräckligt av det som skall vara i bild. Om du är flitig med att som talare använda kroppsspråk tänk på att detta inte blir lika tydligt i webbsändningar. Tänk på att varje del av sändningen inte skall vara för lång då det är svårare att hålla uppe koncentrationen online än IRL. Det är stor skillnad på att ha ett möte med 20 deltagare och att faktiskt sända ut något till 20 mottagare. Det ställs helt enkelt högre krav på kvaliteten i sändningen. Tala långsammare då det är svårare för åhörare att förmedla inte uppfattade eller förstod vad som sades.

Vilka arrangemang vill du följa online?
Har inga särskilda preferenser så länge innehållet är relevant och intressant.

Ser du fördelar med fler online-sändningar?
En fördel är att det är väldigt lättillgängligt i och med att man inte behöver transportera sig till en annan plats för att kunna delta. En annan fördel är att de flesta online-evenemang ofta tar mindre tid i anspråk vilket också underlättar deltagandet. Tröskeln är helt enkelt lägre.

Finns det nackdelar som du vill varna för?
Man saknar ju minglet som i princip är omöjligt att återskapa på ett bra sätt med ett digitalt verktyg. En chatt är inte särskilt effektiv för det ändamålet. Kanske vore det bra om man kunde bryta ut grupperingar i olika chattrum för att möjliggöra diskussioner kring specifika ämnen. Kan också vara störande att man skall försöka hålla koll på en chatt samtidigt som man lyssnar på ett föredrag.

Ann-Louise Norman, Manager Delivery Projects, Division X, Telia

Vad bör företag och organisationer tänka på när de sänder online?
Att sändningarna inte blir för långa, så att det är lätt att hålla fokus. Hellre korta ofta, än långa sällan. Och att alla som presenterar är väl förberedda med tekniken, så att det fungerar smidigt och bra.

Vilka arrangemang vill du följa online?
Intressanta föreläsningar i aktuella ämnen som Umeå Tech Arena, för att bli inspirerad att lära mig mer. Men även utbildningar i smala ämnen som annars är kostsamma att ta del av från Umeå.

Ser du fördelar med fler online-sändningar?
Att få möjlighet att delta på fler intressanta föreläsningar och kurser oavsett var man bor. Och att det dessutom blir mer tids- och kostnadseffektivt.

Finns det nackdelar som du vill varna för?
Det finns många verktyg och de verkar utvecklas snabbt i dessa coronatider. Alla företag och organisatorer tillåter inte användning av alla. Hur är säkerheten i alla dessa nya verktyg?

David Sundqvist, konsultchef, CGI Botnia

Vad bör företag och organisationer tänka på när de sänder online?
Jag skulle säga att man som åskådare snabbt gör en kvalitetsbedömning av eventet baserat på ljud- och videokvalitet. Både inför, under och efter. En proffsig produktion i kombination med en levande chat gör att man även på distans inkluderas i en betydligt högre grad.

Vilka arrangemang vill du följa online?
Personligen är jag intresserad av teknikevent där applicering av teknik visas, allra helst om det är spjutspetsteknik. Extra intressant om tekniken används i närområdet.

Ser du fördelar med fler online-sändningar?
Absolut, i och med att tidsåtgången och miljöpåverkan blir mindre så är det lättare att ansluta till sändning, snarare än att resa dit. Det är även positivt när videosändningar öppnar upp dörrar för att bjuda in internationella talare för ytterligare spjutspets inom områden.

Finns det nackdelar som du vill varna för?
Sändningarna är inte ett substitut för mötet med människor. Vi behöver fortfarande diskutera och testa idéer med varandra vilket inte är optimalt online än.

Mats Berggren, vd, Umeå Energi Umenet

Vad bör företag och organisationer tänka på när de sänder online?
Det är viktigt att informationen och instruktionerna inför eventet är tydligt. Både gällande dess innehåll och hur man kopplar upp sig. Tycker att gårdagens Umeå Tech Arena var ett riktigt bra föredöme i denna fråga. Ett mycket professionellt genomfört evenemang.

Vilka arrangemang vill du följa online?
I dessa coronatider så har intresset, samt även utbudet, av denna typ av arrangemang vuxit. Det jag i första hand vill följa är arrangemang som hjälper mig med omvärldsbevakning och nya influenser. Finns det som en följd av det även möjligheten att lära sig mer inom mitt ansvarsområde så är även det bra.

Ser du fördelar med fler online-sändningar?
Absolut, det gör jag. En stor fördel är att man kan få i stort sett samma utfall av ett online event som ett fysiskt event när det gäller informationsinhämtningen och man slipper att resa med de fördelar det har båda på miljön och den egna tiden.

Finns det nackdelar som du vill varna för?
Den största nackdelen som jag ser det är att man inte får träffa deltagarna fysiskt och därigenom tappar möjlighet att mingla och knyta närmare band med deltagarna. En annan nackdel är att deltagarna kanske inte är fullt ut så fokuserade som om de befinner sig på plats. Lätt att man störs av inkommande mail, telefonsamtal och annat när man sitter uppkopplade online.

Annika Svensson, projektledare, Datacenter Innovation Region

Vad bör företag och organisationer tänka på när de sänder online?
Den perfekta virtuella konferensen har definitivt inte ha hållits ännu, men det märks att både arrangörer och deltagare blir alltmer vana vid det digitala formatet. Flera av de arrangörer vars virtuella konferenser jag deltagit på har på senare tid skapat digitala forum specifikt för just det eventet för att underlätta nätverkande och ge känslan av samtidig närvaro.

Finns det nackdelar som du vill varna för?
Det finns onekligen fallgropar för arrangörer av virtuella konferenser. För att skapa engagemang under själva eventet har många arrangörer en öppen chatt som deltagarna uppmuntras bidra och ställa frågor i. Om chatten blir ett diskussionsforum samtidigt som presentationerna pågår riskerar den att ta fokus från det som sägs ”på scen”. För många samtidiga intryck gör det svårt för hjärnan att veta vad den ska fokusera på och risken finns att den istället kopplar bort. I motsatt ände gör för lite interaktion, t ex om eventet genomförs i form av ”slides med voice over”, att risken finns att deltagarna ”zoomar ut”. En längre virtuell konferens med teknikstrul i form av byte av verktyg, ständiga inloggningskrav för varje session o s v blir också ett hinder för att delta.

Virtuella konferenser/seminarier måste vara väldig väl genomtänkta med avseende på målgrupp, innehåll, form och verktyg. Jag tror på flera korta event utspridda i tiden snarare än halvdags-, heldags- eller flerdagsevent. Då kan man på allvar dra nytta av möjligheten att nå personer över hela världen där de för tillfället befinner sig.