Tydlig strategi ger bättre digitala möten

Jens Eriksson, digital coach på Team Norr, menar att det är viktigt att sätta upp en strategi för digitala möten med rätt möteskultur och teknik.
Jens Eriksson, digital coach på Team Norr, menar att det är viktigt att sätta upp en strategi för digitala möten med rätt möteskultur och teknik.

Vad behövs för att få bättre digitala mötesplattformar? Jens Eriksson, digital coach på IT-bolaget Team Norr, menar att en tydlig strategi och plan är viktig också för digitala möten.

Under pandemins framfart har många företag tvingats att ställa om helt eller delvis, inte minst när det gäller möten av olika slag. Många möten internt och med externa parter sker digitalt från distans eftersom hemmet har blivit den nya arbetsplatsen för många.

Om företag och organisationer vill arbeta digitalt utifrån ett bredare perspektiv bör de använda tjänster som erbjuder fler funktioner, hävdar Jens Eriksson, digital coach.

Se över funktionerna

Jens Eriksson tycker att många funktioner och prestanda i moderna och utvecklade mötesplattformar generellt är bra, oavsett om de är fristående eller ingår i en molntjänstpaketering. Att dela skärm, skriva textmeddelande, räcka upp handen och spela in möten är vanliga funktioner som de flesta har.

– Men det gäller att företagen som ska använda tekniken har bra fart på uppkoppling, säkra inloggningar, bra kringutrustning och kompetens att använda tekniken. Eftersom många arbetar hemifrån bör den digitala arbetsplatsen hemma vara rustad på samma sätt. Är uppkopplingen eller ljudet dålig blir mötena därefter, menar Jens Eriksson.

Ansiktsuttryck och gester

Jens Eriksson menar också att det är viktigt att den visuella kommunikation, som är så viktig i alla mötessammanhang, utvecklas.

– Det aktuella läget har fått teknikföretagen som erbjuder digitala tjänster att växla upp, då både nya behov, idéer och krav dyker upp från användarna. Syftet är att förstärka känslan och den kommunikativa delen som ett vanligt möte ger, där man kan se varandra tydligare och på så sätt även förstärka den visuella kommunikationen. Tanken är att man ska kunna se ansiktsuttryck, gester och blickar, som är en stor del av människors sätt att kommunicera, vilket i sin tur kan leda till bättre möten, menar Jens Eriksson.

Utforma en tydlig plan

Enligt Jens Eriksson måste digitala möten ses som en del av något större, om man ska nå framgång och få bra effekt. För det krävs en plan och en strategi.

– De företag som riktar in sig på att tillgodose de behov som finns utifrån en konkret och tydlig plan kommer förmodligen att lyckas bättre än genomsnittet. Får man till bra och strukturerade möten med en bra möteskultur kan man spara tid, energi och pengar. De företag som tagit fram former och riktlinjer kommer förmodligen lyckas bättre än andra, det är jag rätt övertygad om, menar Jens Eriksson.

– Genom att minska på resandet kan företagens miljöavtryck dessutom minskas, vilket är bra, fortsätter Jens Eriksson.

Digitala möten med AR och 3D

Att digitala möten blir mer vanligt i framtiden är många överens om. Vilken teknik vi då kommer att använda oss av är ännu oskrivet, men Jens Eriksson ser möjligheter i både avancerad augmented reality (AR) och 3D-ljud.

– Jag tror vi kommer kunna nyttja avancerad AR-teknik och 3D-ljud via små mobila enheter inom en snar framtid, ungefär som spelet Pokémon Go, som slog världen med häpnad för ett par år sedan. Istället för figurer kommer vi kunna se och kommunicera med varandra via verklighetstrogna 3D-hologram. Det kanske låter som en utopi eller humoristiskt, men delar av tekniken finns redan idag, så det kanske inte är så långt bort, menar Jens Eriksson.

– På det tekniska planet behövs då en fungerande infrastruktur, kanske fullt utbyggt 5G-nät, nya smarta enheter och teknik som vi ens kan tänka oss idag.

Jens Eriksson tror även vi med framtidens teknik kommer att kunna bjuda in digitala experter som vi kan kommunicera med. En chattrobot som kan ge juridiska råd, en ekonom som hjälper till vid budgeten eller en sekreterare som sammanfattar mötets viktigaste delar med automatik är funktioner han kan tänka sig.

Längtan till traditionella möten

Men även om många funktioner kan göra digitala möten enklare så längtar många efter möten på klassiskt fysiskt vis.

– En annan spaning som förmodligen redan slagit igenom är folks längtan till det verkliga traditionella möten, som är oslagbart i många avseende. Jag tror inte att jag är ensam som längtar till det. Jag kan till och med längta efter färgglada Powerpointpresentationer med 64 st slides, fullspäckade med animerade bilder, grafer och långa punktlistor.